MAKALAH SURAT NIAGA

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Surat

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.

Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan. Dalam pengertian lain disebutkan bahwa surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat intern dan ekstern. Intern artinyasurat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai padda cabang-cabangnya. Sedangkan secara ekstern artinya surat itu dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain.

B.     Jenis-jenis Surat Niaga

Surat ini memiliki beberapa jenis yang berbeda satu sama lain sesuai dengan kepentingan atau tujuan masing-masing. Jenis Surat Niaga antara lain sebagai berikut:

1.      Surat penawaran barang

2.      Surat permintaan barang

3.      Surat permintan penawaran barang

4.      Surat pemesanan

5.      Surat klaim (tuntutan ganti rugi)

6.      Surat pengantar barang

7.      Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

8.      Surat kuasa

Dari beberapa jenis surat niaga tersebut berikut akan kita uraikan sedikit agar kita mengenal perbedaan dari masing-masing surat tersebut. Penjelasan mengenai jenis surat niaga tersebut seperti di bawah ini.

a.      Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa.

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :

-          nama/jenis barang yang ditawarkan

-          kualitas, merk barang

-          jumlah barang yang ditawarkan

-          harga satuan

-          potongan harga yang diberikan

-          syarat pembayaran

-          cara pengiriman

b.      Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.

Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk.

Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

o   Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.

o   Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.

o   Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

c.       Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

o   Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.

o   Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.

o   Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.

o   Menyebutkan cara pembayaran.

o   Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.

o   Menyebutkan cara pengepakan.

d.      Surat Pengaduan (Klaim)

Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian. Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

-          Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

-          Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.

-          Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.

-          Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.

-          Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

C.    Fungsi, prinsip dan praSyarat surat:

Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :

1.      Sebagai alat komunikasi tertulis.

2.      Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.

3.      Duta perwakilan dari suatu organisasi.

4.      Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi

5.      Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :

1.      Lengkap (Completeness)

2.      Ringkas (Conciseness)

3.      Pertimbangan (Consideration)

4.      Konkrit (Concreteness)

5.      Jelas (Clarity)

6.      Sopan (Courtesy)

7.      Benar (Corectness)

Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :

1.      Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.

2.      Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.

3.      Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.

4.      Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.

5.      Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.

6.      Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.

7.      Singkat, sederhana dan efisien

D.    Contoh-contoh Surat

1.      Penawaran barang

2.      Surat permintaan penawaran

3.      Surat pesanan

4.      Surat pengaduan

5.      Surat kuasa

6.      Surat perjanjian

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari berbagai macam penjelasan diatas yang telah teruraikan, maka dapat ditarik sebuah kesimpulan, bahwa surat niaga itu adalah surat yang isinya tentang hubungan perdagangan, yang bertujuan untuk mencapai sebuah keuntungan, yang mencakup berbagai surat. Diantaranya seperti:

1.      Surat penawaran barang

2.      Surat pemesanan barang

3.      Surat permintaan penawaran barang

4.      Surat pengaduan barang

5.      Surat perjanjian jual beli barang

6.      Surat kuasa

7.      Surat Pengantar barang

8.      Surat permintaan barang

Maka dari sini kita tau bahwa banyak sekali jenis surat niaga, yang sebelumnya belum pernah kita ketahui ataupun kita kaji.

B.     Kritik dan Saran

Dari seluruh pembahasan yang tertulis diatas, pastinya dan sangat mustahil tidak adanya kesalahan, karena sehebat dan sejauh mana kesempurnaan seseorang dalam berkarya, pasti ada yang namanya sebuah kekurangan, karena itulah sifat pastinya dari manusia.

Maka, yang pertama, saya sangat berterima kasih kepada dosen pembimbing saya, atas kritikan dan saran yang sangat menggugah bagi saya untuk segera menyelesaikan tugas ini, meskipun dari saya sendiri masih banyak perlakuan saya yang sangat tidak sopan dan dari karya saya ini yang masih banyak sekali kekurangan-kekurangan yang sangat butuh akan masukan agar nantinya bisa lebih baik lagi dari yang telah ada. Begitu pula bagi siapa saja yang membaca tulisan ini.